Деловое письмо - это официальный документ, требующий соблюдения определенной структуры и правил оформления. Рассмотрим ключевые компоненты, которые должны присутствовать в корректно составленном деловом письме.
Содержание
Основные элементы делового письма
| Элемент | Описание | Пример |
| Шапка письма | Реквизиты отправителя | Название компании, адрес, контакты |
| Дата | Дата составления письма | 15 июля 2024 г. |
| Регистрационный номер | Исходящий номер документа | № 145/07-2024 |
Обязательные структурные части
- Заголовок - кратко отражает суть письма
- Обращение - персональное или коллективное
- Основной текст - четко структурированное содержание
- Заключение - итоги и дальнейшие действия
- Подпись - должность, ФИО, контакты отправителя
Требования к содержанию
- Лаконичность - оптимально 1 страница текста
- Официально-деловой стиль изложения
- Отсутствие эмоциональных оценок
- Конкретность формулировок
- Логичная последовательность изложения
Дополнительные элементы
| Элемент | Когда используется |
| Приложения | Если к письму прилагаются документы |
| Отметка об исполнителе | Контактное лицо по вопросам |
| Гриф согласования | Для писем, требующих согласования |
Оформление реквизитов
- Название организации - полностью, без сокращений
- Почтовый адрес - согласно официальным данным
- Контактные телефоны - с указанием кода города
- Электронная почта - корпоративный адрес
Электронные деловые письма
При отправке по электронной почте сохраняются все элементы бумажного письма. Дополнительно указывается тема письма, которая должна кратко отражать его содержание. Файл с письмом рекомендуется прикреплять в формате PDF.
