Сопроводительное письмо к документам – это официальное сообщение, которое поясняет содержание приложенных файлов, указывает на важные детали и обеспечивает правильное понимание информации получателем. Грамотно составленное письмо упрощает обработку документов и демонстрирует профессионализм отправителя.
Содержание
1. Основные правила составления
- Краткость и ясность. Письмо должно быть лаконичным, без лишних деталей.
- Официальный стиль. Соблюдайте деловой тон, избегайте разговорных выражений.
- Полнота информации. Укажите все необходимые реквизиты и пояснения.
- Структурированность. Текст должен быть логичным и легко читаемым.
2. Структура сопроводительного письма
2.1. Шапка письма
- Название организации-отправителя
- Должность и ФИО адресата (если известно)
- Дата и исходящий номер (для внутреннего документооборота)
2.2. Основной текст
| Элемент | Пример |
| Обращение | "Уважаемый Иван Иванович!" |
| Цель письма | "Направляем Вам договор №45 от 15.06.2024 г. для согласования." |
| Перечень документов | "Приложение: 1. Договор оказания услуг, 2 стр. 2. Акт сверки, 1 стр." |
| Дополнительная информация | "Просим рассмотреть документы и направить подписанный экземпляр до 25.06.2024." |
2.3. Заключительная часть
- Контактные данные ответственного лица
- Подпись с расшифровкой
3. Пример сопроводительного письма
ООО "Компания"
Генеральному директору
ООО "Партнер"
Петрову П.П.
15.06.2024
Исх. № 156-к
Уважаемый Петр Петрович!
Направляем Вам для подписания следующие документы:
- Дополнительное соглашение №3 к договору от 12.01.2023 – 2 стр.
- Акт выполненных работ за май 2024 года – 3 стр.
Просим подписать документы и направить один экземпляр в наш адрес в течение 5 рабочих дней.
По всем вопросам обращайтесь к менеджеру Сидоровой Анне, тел. +7 (123) 456-78-90.
С уважением,
Директор ООО "Компания"
Иванов И.И. (подпись)
4. Частые ошибки
- Отсутствие перечня приложенных документов
- Не указаны сроки выполнения действий
- Нет контактных данных ответственного лица
- Избыточная информация, затрудняющая понимание
5. Дополнительные рекомендации
Для электронных писем:
- Указывайте в теме письма его назначение ("Сопроводительное письмо к договору")
- Прикрепляйте документы в распространенных форматах (PDF, DOCX)
- Проверяйте вложения перед отправкой
Правильно оформленное сопроводительное письмо значительно упрощает документооборот и способствует эффективному деловому взаимодействию.
